måndag 29 september 2008

När jag knäckte bolaget ...

Nä, nu tar jag allt i en del, min insats för företagets kris var nog marginell om ens det, men det är ju intressant att leka med tanken ...

Så här ligger det till. Fram till början av detta årtusende arbetade jag i ett av Sveriges största och mest kända industriföretag med tentakler över hela världen. Stort trögt och byråkratiskt ibland – smidigt och påhittigt ibland – så kan man väl värdera bolaget.

En gång gick jag en liten kurs i ett ämne som för mig var obekant, nämligen relationsdatabasbehandling. Varför? - Ingen aning! Det måste ha varit ett par år in på 80-talet. Finessen med det hela var att man skulle kunna sammanställa information ur Bolagets databaser. Det låter inte så märkvärdigt, men den som har sett en skiss över de olika databaserna som då fanns skulle säkert fråga sig hur man överhuvud taget kunde få ut något begripligt ur något som mest såg ut som en tallrik mycket tilltrasslad spagetti. Under årens lopp hade kundorder, fakturering, lager och förråd, produktregister, tillverkning och annat fått sina egna skräddarsydda lösningar i olika databaser. Det fanns en enorm massa information, det fanns en massa frågor man kunde får svar på – problemet var hur man kunde peta ut rätt bitar av information ur den där trassliga och oöverskådliga spagettin? Relationsdatabasbehandling handlar helt enkelt om att på ett smart sätt kunna sammanställa information från en mängd olika databaser med olika innehåll. Ett mer bekant uttryck är väl att man ”samkör” databaser.

På den tiden hade inte persondatorerna kommit ut på kontoren. Men jag hade en terminal som var ansluten till den stora centraldatorn, som i sin tur var kopplad till en källarvåning full med stora skivminnen.



Jag gick kursen men såg ingen användning för den. Det gick flera år. Bolaget kom in i malströmmen av omorganiseringar som aldrig verkade ta slut. Jag hamnade på en avdelning, vilken minns jag inte nu, där jag plötsligt fick tanken att testa en enkel fråga: vad finns det för order här? Frågan fick datorn att storkna och jag gjorde frågan snävare: vad finns det för order som inte är slutfakturerade?

Jag lärde mig ganska snart att datorer svarar på det man frågar efter, inte det man själv tror att man frågar efter (datorn är snabb men ganska korkad). Nåväl, fram kom en massa order som inte var markerade som slutfakturerade. Jag snävade in urvalet ytterligare för att få fram order med förfallen slutleveranstid långt tillbaka i det förflutna men där det verkade finnas pengar kvar att fakturera. Det var fortfarande rätt många på listan, och nu började det intressanta – att fråga varför? Varför var datafilerna med order och ekonomidata fulla med skräp som inte avslutades eller rensades bort?

Jag nämnde ” malströmmen av omorganiseringar” och där har vi en del av förklaringen. Den uppsättning av små grå kontorsmänniskor som tidigare sett till att varje order expedierades och avslutades var i full upplösning. Den som förut jobbat på avdelning X åkte plötsligt iväg till avdelning Y och var självfallet inte särskilt intresserad av att röja upp i sörjan på X som han eller hon inte hade något att göra med. (Om ens personen fanns kvar i bolaget, för nu började man desperat skära bort folk också.)

Kvar låg växande berg av order som av någon anledning inte var avslutade men som fanns som resterande pengar i ekonomisystemen. Ofta var det bara en liten slant, ibland handlade det om miljoner. Ibland var det bara att avsluta ordern och se till att den fick status som slutfakturerad, ibland krävdes det längre utredningar. Ibland fanns det någon som kände till fallet, men ibland slutade det med ett läge där ingen visste någonting. Det senare var ju ett intressant förhållande i ett stort och till synes synnerligen administrativt effektivt företag.

Någon gång hittades en stor bortglömd fakturering som ändå kunde genomföras, men det fanns också faktureringar som varit bortglömda så länge att man inte kunde ta betalt längre. Och så fanns det ju order som någon lagt in i datasystemet, ibland med ett ordervärde på några kronor, ibland med miljoner, fast det inte fanns någon riktig order från en kund eftersom de ”kunde vara bra att ha”. Jag tyckte det var konstigt att ekonomerna ute på avdelningarna eller revisorerna aldrig slog ned på det, för de där påhittade ordrarna gjorde ju att bokföringen inte stämde. Kanske det till och med var olagligt?

Vad blev resultatet av detta? Miljon efter miljon av skumma ordervärden rensades bort från bolagets orderstock. Vid något tillfälle har jag för mig att bortåt trettio miljoner försvann på bara några dagar, och ekonomerna såg alltmer dystra ut. Men vad göra: man kan ju inte ha bokföringen full av order med felaktiga värden! Orderstocken sjönk med många miljoner, och jag var mannen med radergummit! Och detta för att jag läst en liten datakurs som jag först inte visste vad den kunde användas till!

Nåväl, nu var ju bolagets hela orderstock i miljardklassen och min insats därmed på promillenivå. Dock gör de där erfarenheterna att jag inte automatiskt tror att privatföretag är bättre på att hålla ordning på saker och ting. När affärsidén blir mer av att göra om organisationen minst en gång i halvåret, och mindre av att göra verkliga affärer, händer sådana saker. Order blir inte slutförda, de ramlar mellan stolarna, de glöms bort, de blir påförda felaktiga värden eller leveranstider och ingen vet någonting och cheferna är på annat håll. I andra delar av organisationen händer andra konstiga saker. Är någon förvånad?

4 kommentarer:

Kerstin sa...

Höga transaktionskostnader med andra ord :-)

Björn Nilsson sa...

En märklig tanke slog mig: det här hände ju under en tid när den ingenjörsstyrda industrin fick ge vika för den ekonomstyrda industrin. Ändå missade ekonomerna på högre nivå i bolaget en del elementära saker, uppenbarligen.

Alex sa...

Jag känner igen mig. Arbetade också i en sådan koncern. Jag är tekniker men "råkade" bli ekonomichef för en division. Vi fick en lista - 8cm tjock - varje månad som var totalt meningslös. Varje sida innehöll ett ordernummer och texten”Beställningskalkyl saknas”.
Jag talade med dataavdelningen som höll med: listan skulla tas bort. Lite skenerade erkände man att listan skrevs ut varje vecka men skickades bara ut en gang i månaden.
Listan försvann.
Efter fyra år bytte jag job och se – där var listan igen! Dataavdelningen kontaktades och man erkände lite skenerat att man under fyra år fortsatt kasta listan tre veckor av fyra. Fjärde veckan kastade man bara listan till Alex. Man hade inte noterat att jag bytt job.

Björn Nilsson sa...

Man kunde använda de där tjocka datalistorna som dörrstopp exempelvis ... .